Beste Workspacer, jij kent GWS inmiddels al als je broekzak, maar had jij dit pareltje al ontdekt? Zo neen, lees even verder... Je zal versteld staan! (Zo ja, niks nieuws onder de zon voor jou, lees hier gerust verder over ander nieuws.)
Werkruimtes (of Workspaces - verwarrend genoeg) zijn, naast Favorieten (met ster), Recent en Snelkoppelingen een perfecte manier om makkelijk overzicht in je documenten te behouden - naast de bestaande mappenstructuur.
Wellicht wordt de boomstructuur van je Google Drive bedrijfsbreed vastgelegd en mogelijk ben jij het in je dagelijkse manier van werken het niet per se altijd eens met die opgelegde indeling. Dankzij Workspaces, links bovenaan in de balk in Google Drive, kan je nu zelf structuurtjes creëren om documenten te gaan ordenen die jij vaak en graag gebruikt, zonder te moeten raken aan de originele bewaarplaats van het document.
Dit biedt snelle toegang tot projectbestanden, agenda's of notities, waardoor je minder tijd verliest aan zoeken en bijeenpuzzelen.
Een voorbeeld
Jullie hebben bijvoorbeeld een map per klantendossier, maar tevens per klant een overall master overview dat je dagelijks checkt voor updates. Je hebt dan twee keuzes... Je opent elke dag elke map en klikt dat overzicht telkens aan, òf je zet al deze overviews samen in een Workspace!
(We weten wel, velen van jullie hebben inmiddels al een tussenin manier van werken gevonden door bv. een Google Doc/Sheet te maken met de links naar al die individuele documentjes, maar deze functie maakt dat soort ballast dus eigenlijk overbodig!)
Ik kan toch gewoon een map aanmaken?
Het is belangrijken om te begrijpen dat een Werkruimte geen map is. Snel het onderscheid toegelicht:
- Snelkoppelingen: Een Werkruimte bevat snelkoppelingen naar bestanden die op verschillende plekken kunnen staan (Mijn Drive, Gedeelde Drives, of Gedeeld met jou). Zo kan een Werkruimte bestanden uit verschillende mappen op één plek bevatten, wat erg handig is als je meerdere documenten van verschillende locaties wilt bekijken.
- Privé: Werkruimten zijn strikt persoonlijk, net als wat je terugvindt onder jouw eigen "met ster" en "recent". Je kunt een Workspace niet delen met anderen, ook al bevat hij bestanden waar anderen ook rechten toe hebben.
- Beperkt: Een Werkruimte laat maar een maximaal bestanden toe, terwijl een map een onbeperkt aantal documenten kan bevatten.
Er zijn grenzen...
- Je kan geen map in je Werkruimte toevoegen, enkel losse bestanden.
- Je kan maximaal 25 bestanden uit verschillende locaties gaan groeperen onder één thema. Standaard worden per Workspace enkel de 5 meest recente documenten weergegeven. Je kan de andere documenten natuurlijk weergegeven via "view more".
- Slechts maximaal 8 Werkruimtes zijn zichtbaar tegelijkertijd. Als je meer dan 8 lijstjes wil aanleggen, moet je een andere eerst Workspace verbergen. Dit is om ervoor te zorgen dat de Werkruimtes effectief bruikbaar en overzichtelijk blijven en er geen wildgroei aan snelkoppelingen ontstaat - die het opnieuw moeilijk maken iets snel terug te vinden!
Maar er zijn vooral voordelen!
- Groeperen zonder verplaatsen: Een bestand kan in meerdere Werkruimtes tegelijk staan zonder dat het uit de oorspronkelijke map wordt gehaald.
- Aanbevelingen: Google zal aan de hand van AI op basis van je recente activiteit bestanden suggereren voor een Workspace.
- Schrappen zonder verwijderen: Als je een bestand aan een Werkruimte toevoegt, blijft het originele bestand gewoon op zijn plek staan. Een bestand verwijderen uit je lijstje, verwijdert het bestand dus ook niet echt uit de Google Drive.
Hoe ga ik aan de slag?
-
Ga naar drive.google.com op je computer.
-
Klik bovenaan in de werkkolom links "Workspaces/Werkruimtes" aan en maak een Werkruimte aan. Voeg bestanden toe die relevant zijn voor dat specifieke doel.
-
Of kies bij een bestand onder < Organize < maak een nieuwe Werkruimte aan.
- Klaar voor gebruik!
Workspaces zijn echt ideaal voor efficiënt projectbeheer, omdat het fungeert als een persoonlijke verzameling snelkoppelingen naar jouw belangrijkste documenten. Zo heb jij ze altijd allemaal op een rijtje!
