Google heeft Gemini in Docs een flinke upgrade gegeven. Tegenwoordig onthoudt de digitale assistent ook je persoonlijke voorkeuren en kun je eigen, zelfgebouwde Gems rechtstreeks op je documenten loslaten.
Klinkt allemaal handig, maar wat betekenen die functies nu precies en wat is in 's hemelsnaam het verschil?
1. De gepersonaliseerde settings: jouw vaste huisregels
Met de gepersonaliseerde settings (of custom instructions) geef je Gemini een vaste set basisregels mee. Dit is de 'set-and-forget'-knop in het Ask Gemini-zijpaneel van Google Documenten.
Alles wat je hier invult, onthoudt Gemini voor elk document waarin je werkt. Zie het als een soort permanente filter. Je hoeft niet meer bij elk nieuw document te typen: "Schrijf in het Nederlands en gebruik geen moeilijke woorden." Dat weet hij vanaf nu gewoon. (Tenzij je het schuivertje tijdelijk uitvinkt, dan vergeet hij het even.)
Wat stel je hier bijvoorbeeld in? Je algemene rol (bijv. "Ik ben een basisschooljuf"), je favoriete toon ("altijd enthousiast en toegankelijk") of vaste opmaakregels ("begin een samenvatting altijd met drie duidelijke bullet points en vetgedrukte titels").
Weet dat dit voorlopig enkel werkt in het Engels - jammer genoeg.
2. Gems in Ask Gemini: je specialist voor bijzondere klusjes
Aan de andere kant hebben we Gems. Waar de gepersonaliseerde instellingen gelden voor alles wat je doet in Documenten, is een Gem een gespecialiseerde AI-assistent die jij of je collega's zelf hebben gebouwd voor één specifiek type taak. (Of één van de voorgeprogrammeerde Gems zoals de Writing Editor of Copy Creator.)
Sinds enige tijd kun je die Gems via het Ask Gemini-paneel rechts rechtstreeks koppelen aan je Google Documenten. Je roept zo'n Gem erbij wanneer je hem nodig hebt, alsof je een specifieke consultant inhuurt voor een tijdelijk project.
Wat doet een Gem? Een Gem heeft een heel specifiek doel en vaak een eigen pakket aan achtergrondinformatie (bijvoorbeeld een geüpload brandbook met je huisstijl). Hij bemoeit zich niet met andere instructies of bronnen, maar blinkt uit in die ene taak waarvoor je hem hebt geprogrammeerd.
Wat is nu echt het verschil?
Het grote verschil zit hem in de reikwijdte en de diepgang maar ook in waar je ze kan gebruiken en of je ze kan delen.
-
Gepersonaliseerde settings zijn je algemene gedragscodes. Ze draaien altijd op de achtergrond mee en zorgen dat Gemini 'klantvriendelijk' of juist 'formeel' tegen je praat. Dit is een persoonlijke instelling binnen Google Docs.
-
Gems zijn je specialistische gereedschappen. Je start ze bewust op wanneer je een heel specifieke taak moet uitvoeren die misschien afwijkt van je normale schrijfstijl. Je kan ze creëren in de Gemini app of rechtstreeks in je AskGemini zijbalk van de verschillende Google Apps en gaan delen met collega's (als je wil).
Twee voorbeelden om het te illustreren:
-
Voorbeeld 1: De Huisstijl-bewaker Stel, je bent freelance tekstschrijver en je haat het als AI het woord "focussen" of "optimaliseren" gebruikt. Je zet in je gepersonaliseerde instellingen: "Schrijf altijd in vlot, modern Nederlands en vermijd vage managementtaal." Welk document je daarna ook opent in Google Docs (een receptenblog, een brief naar de gemeente of een creatief verhaal), Gemini zal zich automatisch aan die schrijfwijze houden.
-
Voorbeeld 2: De Contractchecker Je hebt een speciale Gem gebouwd genaamd "Legal Shield". Bij het instellen heb je deze Gem één keer geprogrammeerd met een heel specifiek doel. Je hebt hem bijvoorbeeld de volgende instructies meegegeven: "Je bent een kritische, onafhankelijke bedrijfsjurist. Je hoofdtaak is het scannen van contracten op risico's voor mij als freelancer. Let specifiek op onredelijke betalingstermijnen (alles langer dan 30 dagen), vage geheimhoudingsclausules, en beperkingen rond intellectueel eigendom (ik wil de rechten op mijn eigen werk behouden)." Je hebt in de Gem ook een PDF geüpload met jouw eigen standaard leveringsvoorwaarden, zodat hij weet wat jij normaal gezien accepteert.
Nu krijg je een nieuw contract binnen van een mogelijke klant. Je opent het document in Google Docs, opent het Ask Gemini-zijpaneel rechts in je scherm, klikt op je lijstje met Gems en selecteert "Legal Shield". Je typt een simpele opdracht, zoals: "Scan dit document en geef me de grootste risico's." De Gem doet zijn kunstje op basis van de specifieke instructies die je hem ooit hebt ingegeven.
Gebruik de gepersonaliseerde settings om Gemini op te voeden zodat hij snapt wie jij bent en hoe je standaard wilt werken. Gebruik Gems als je een specifieke digitale klusjesman wilt creëren voor terugkerende, ingewikkelde taken. Duidelijk?
