Weg met Gemini!

Wanneer je binnen je Google Workspace met Gemini aan de slag gaat, gelden er heel andere privacyregels dan wanneer je de gratis consumentenversie van Gemini gebruikt. Het goeie nieuws is dat Google zakelijke data met strenge 'enterprise-grade' beveiliging behandelt, maar dat betekent ook dat je IT-beheerder* aan de knoppen zit.

We krijgen regelmatig de vraag van klanten of ze hun chatgeschiedenis kunnen wissen. Er zijn nu eenmaal dingen die je misschien liever voor jezelf houdt (zoals wanneer je domme vragen stelt of de dt-regels weer eens even vergeten was), maar het blijft natuurlijk een professionele context... Hier is een overzicht van hoe het zit met jouw privacy, wat je baas kan zien en hoelang alles blijft bestaan.

Wat kan de werkgever (de admin) precies zien?

De belangrijkste nuance is dat niemand zomaar live kan meelezen met wat jij in Gemini typt. Je chats zijn in de basis alleen zichtbaar voor jou. Echter, de IT-beheerder van de organisatie heeft via de centrale Google Workspace Admin-omgeving wel degelijk via een achterdeur toegang tot de (meta)gegevens. (We gaan hier gemakshalve even voorbij aan de juridische context.)

• Rapportage en audit logs: De beheerder heeft toegang tot de zogenaamde Gemini for Workspace log events. Dit zijn louter technische beveiligingslogboeken. Hierin ziet de admin alleen metadata: wie er heeft ingelogd, wanneer er een prompt is verstuurd en welke functionaliteit is gebruikt. De exacte inhoud van jouw chat staat hier normaliter niet in.  

• Google Vault: Als jouw organisatie gebruikmaakt van Google Vault (wat we aanraden!) waar Gemini mee in de eDiscovery wordt opgeslagen, kan een beheerder jouw volledige chatgeschiedenis (prompts en antwoorden) opvragen, doorzoeken en exporteren, tenzij jouw organisatie dit specifiek uitschakelt in de retentieregels voor Vault. 

• Alleen voor Enterprise: Bedrijven die Data Loss Prevention (DLP) hebben ingebouwd kunnen nog iets meer. Dit digitaal beveiligingssysteem triggert waarschuwingen en werkt als een automatische filter om te voorkomen dat er per ongeluk of opzettelijk gevoelige bedrijfsinformatie naar buiten lekt. Zodra je bijvoorbeeld creditcardnummers, IBAN-rekeningnummers of paspoortnummers enz. prompt, krijgt de admin tijdelijk wél inhoudelijke inzage om het beveiligingsincident te onderzoeken, dankzij het zogenaamde 'snippet'. De admin ziet in zijn beveiligingsdashboard de exacte tekst die de filter activeerde, inclusief ongeveer 100 tekens aan tekst eromheen voor de context.

Zelf je geschiedenis wissen

Vind je dit allemaal maar scary en wil je zelf je chats kunnen verwijderen naar believen? Dat kan, maar hangt volledig af van de instellingen die jouw IT-beheerder heeft gekozen. Ons advies? Een open gesprek voeren in deze nieuwe tijden van AI en samen overeenkomen wat er mag bewaard worden en wat niet... 

• Standaardinstelling: Sinds kort staat standaard handmatige verwijdering door gebruikers aan. Jij kunt dan in jouw Gemini weergave individuele chats of je hele geschiedenis wissen via je eigen activiteitenscherm. N.B Dit is nog iets anders dan de auto delete instelling, die door de beheerder wordt ingesteld en minimaal 72u bedraagt.

• Beperking: De beheerder kan deze optie ook centraal uitschakelen voor iedereen of bepaalde Organizational Units. Als dat zo is, zie je een melding dat "het handmatig verwijderen van chats door de organisatie is geblokkeerd". Je chats worden dan gezien als officiële bedrijfsdocumenten die bewaard moeten blijven. Verwijderen is dan niet mogelijk.

• Extra tip? Is de volledige conversatie in principe niet geheim, maar heb je een genânte bijvraag enkel voor jezelf? Dan kan je onderaan kiezen voor "branch in new chat". De conversatie wordt dan gedupliceerd en je kan van de ene naar de andere springen om aparte zaken gescheiden te houden. Eén chat verwijderen kan (àls de instellingen het toelaten, cf. supra), terwijl de andere chat bewaard blijft!  

Houd het privé