Pif poef paf... paraaf!

Thomas De Coninck 27 feb. 2026

Ben je he-le-maal klaar met al die supplementaire software om PDF's te (laten) ondertekenen? Of deed jij het nog met printer en pen?!

Google heeft de eSignature functie volledig uitgerold in Google Drive voor Docs en PDF en vooral ook (eindelijk) gezorgd voor een draw-optie om een echte "krabbel" te zetten... En eerlijk? Het is een gamechanger.

Waarom we hier blij van worden

Externe tools voor digitale handtekeningen (we noemen geen namen) zijn vaak duur of omslachtig als je al je werk eigenlijk in Google Drive doet. Je hebt geen keuze dan de zaken te downloaden, signing fields te gaan toevoegen en vervolgens je zaken met andere software te verzenden, ontvangen, opvolgen enz. Met de ingebouwde eSignature-functie blijf je

in de Google flow: Geen PDF's meer exporteren naar andere apps.
professioneel: Het ziet er strak uit en werkt supersnel voor de ontvanger.
overzicht behouden: Je ziet in één oogopslag wie er al getekend heeft en wat er nog openstaat.
veilig: Google genereert automatisch een verzegelde PDF met een extra pagina achteraan met een uniek ID-nummer als Audit Trail. Dit is je bewijsstuk dat alles officieel en volgens de regels is verlopen.

Ja maar, telt dit wel?

De partijen identificeren zich aan de hand van hun e-mailadres, waar in principe verplicht een tweestapsverificatie op is ingesteld. Google eSignature valt onder de zogenaamde Geavanceerde Elektronische Handtekening (AES): de handtekening is gekoppeld aan de individuele ondertekenaar. In het logbestand worden bewijs van toegang, IP-adres en tijdstempel vastgelegd.

(Identificaties via eID of itsme zijn nog een stapje veiliger en vormen een zogenaamde Gekwalificeerde Elektronische Handtekening (QES). Hierbij is de identiteit 100% geverifieerd door een erkende autoriteit zoals de overheid of een bank. Voor bijzonder belangrijke zakelijke of financiële documenten gebruik je dus beter zo'n methode.)

Zodra de handtekening is gezet, wordt het document bovendien afgesloten. Als iemand daarna ook maar één letter in het document zou veranderen, wordt de digitale verzegeling verbroken en zijn de handtekeningen direct ongeldig. Dit wordt gedaan met cryptografische hashing.

Google biedt dus een robuust pakket aan beveiligingsmaatregelen die voor 95% van de zakelijke overeenkomsten ruim voldoende zijn!

Hoe werkt het? (Spoiler: het is simpel)

Het proces is zo intuïtief dat zelfs Sabine van de boekhouding het snapt (sorry Sabine, you know we love you)! Zo zet je het op:

Open je document: Klik in Google Docs op Tools > eSignature of bij een PDF via de drie bolletjes.
Signers toevoegen: Bepaal hoeveel mensen je wenst uit te nodigen om deel te nemen aan dit signing proces.
Velden slepen: Er verschijnt een menu aan de rechterkant. Sleep de gewenste veldjes voor Handtekening, Initialen, Naam of Datum naar de juiste plek in je tekst.
Versturen: Klik op de knop 'Verzoek om handtekening'. Vul het e-mailadres van de ondertekenaar in, voeg eventueel nog wat uitleg toe in het berichtenveld en 1-2-3... verzonden! Ben je zelf ook partij? Dan nodig je uiteraard ook jezelf uit!
Ondertekenen: De ontvanger krijgt een e-mail met een link. Ze hoeven geen Google-account te hebben om te kunnen tekenen. Ze klikken, zetten hun krabbel (of typen hun naam), en jij krijgt direct een seintje dat de deal rond is.
Herinneren: Je kan kiezen of je automatische reminders wilt laten verzenden totdat de handtekeningen voltooid zijn of tot er 3 herinneringen zijn verstuurd.

Pro-tip voor de digitale hanenpoot: Je gebruikt (hopelijk) standaardcontracten of -offertes? Maak er een template van en voeg daarin de juiste veldjes toe, zodat je niet telkens de eSignature velden opnieuw hoeft te plaatsen!