Niks nieuws onder de zon: Google Workspace heeft al een tijdje iets geniaals voor een vlotte documentflow binnen je bedrijf, namelijk Approvals (Goedkeuringen) rechtstreeks in Google Docs. Wel gloednieuw is deze superflexibele update: de lightweight alignment approvals. Nog eens even samenvatten!
Klassiek goedkeuren: de boel op slot
Voor officiële documenten (denk aan contracten of HR-beleid) is de standaard Goedkeuringsfunctie in Google Docs een droom. Met de voorziene knoppen stuur je een officieel verzoek naar je managers of teamleden, al dan niet met een deadline. Heel belangrijk: het document wordt automatisch vergrendeld. (Een beetje zoals bij de eSignature, maar dan anders.)
Niemand kan zomaar meer iets aanpassen zolang de review loopt. Keurt iemand het goed? Groen vinkje. Keurt iemand het af? Dan moet je terug naar de tekentafel. Zodra er toch een aanpassing wordt gedaan, worden alle eerdere goedkeuringen gereset. Veilig, waterdicht, maar soms net iets te rigide voor projecten die eigenlijk volop in beweging zijn en waar slechts nog hier en daar de puntjes op de i worden gezet.
Soepeler werken: de tussenin functie
Soms werk je aan een creatieve presentatie waarin de details per uur veranderen. Je wilt wel dat je collega's alvast hun principieel akkoord geven op de grote lijnen, maar je wilt niet dat het document meteen op slot gaat.
Bij het starten van een goedkeuring zie je voortaan een simpel vinkje: "Vereisen dat alle goedkeurders dezelfde content bekijken".
-
Vink je dit uit? Dan activeer je de lightweight modus.
-
Het grote voordeel: Teamleden kunnen hun goedkeuring alvast registreren, terwijl de rest van het team (of jijzelf) gewoon lekker kan blijven doorwerken en editen in het document. De lopende goedkeuringen worden niet gereset bij elke wijziging!
Het houdt de vaart erin en voorkomt dat projecten onnodig stil liggen. Mocht een edit achteraf écht de boel overhoop gooien, dan kan een goedkeurder zijn status handig handmatig weer terugzetten naar 'in afwachting' en komt het principe van de goedkeuring toch niet in het gedrang. Het perfecte Belgische compromis.
Leuke toevoeging, merci Google!
