Je kent het wel: je hoofdagenda staat propvol. Werkbezoeken, tandartsafspraken, de zwemles van kind1 die (uiteraard) niet parallel loopt met die van kind2 en die ene hoognodige herinnering om wekelijks de planten water te geven. Al die gekleurde blokjes vechten om aandacht. Het resultaat? Een onleesbare brij. Dit is waar de secundaire agenda jou misschien uit de nood kan redden...
Standaard krijgt elke Google-gebruiker één primaire agenda die gekoppeld is aan je e-mailadres. Een secundaire agenda is simpelweg een extra kalender die jij of iemand anders aanmaakt binnen je eigen account. Zie het als een extra laag die je over je hoofdagenda heen legt. Wellicht ken je dit eigenlijk al, want hebben jullie op kantoor misschien een verlofkalender, een overzicht met de verjaardag of een gemeenschappelijk systeem om bv. deelwagens te boeken?!
Wat kun je ermee?
- Scheiding der machten: Maak een aparte agenda voor je 'Social Media Planning', 'Sportschema' of 'Verbouwing'. Zo houd je werk en privé strikt gescheiden of kan je gaan differentiëren per klant, locatie, prioriteit, etc. Bekijk het als een soort "filter" in je planning.
- Delen met specifieke personen: Je kunt een secundaire agenda delen met je partner, een collega of zelfs extern, zonder dat zij direct je volledige privé-agenda kunnen inzien.
- Aan- en uitzetten voor focus: Met één klik vink je het "Kinderschema" uit als je op je werk bent, zodat je alleen ziet wat er die dag professioneel moet gebeuren. Je kan de agenda's ook specifieke kleuren geven. Pro-tip: Gebruik zachte kleuren voor 'achtergrondinformatie' (zoals de kalender met feestdagen) en fellere kleuren voor je harde deadlines.
- Publieke agenda’s maken: Organiseer je een sportevenement met een trainingsschema in de maanden ervoor? Je kunt een secundaire agenda openbaar maken zodat anderen zich erop kunnen abonneren.
- Specifieke tijden openstellen voor boekingen: Je deelt de link van je boekingspagina in de secundaire agenda, en mensen kunnen alleen op die specifieke tijden een afspraak boeken.
Is dit hetzelfde als een ruimte of resource boeken?
Niet per se. Als je een vergaderruimte wilt boeken, maak je daar niet noodzakelijk een secundaire agenda voor aan, maar kan je de Resources functie van Google gebruik. Die zorgt ervoor dat een kamer nooit dubbel geboekt kan worden. Hetzelfde kan voor zogenaamde "assets" zoals deelwagens, -fietsen of apparatuur.
Je kunt echter wel een secundaire agenda aanmaken die alle reserveringen van de "Deelwagen" verzamelt. Zo kan iedereen in het team vervolgens zien wanneer de auto weg is, zonder dat ze rechten hoeven te hebben om de auto zelf te beheren!
Wat kun je er niet mee?
Zoals bij alles in het leven zijn er enkele (minieme) beperkingen, die we voor de volledigheid toch willen meegeven:
- Geen "Bezet"-status voor anderen: Als iemand via Google Calendar kijkt of jij beschikbaar bent via de 'Find a Time' functie, ziet het systeem vaak alleen de afspraken in je primaire agenda. Afspraken in je secundaire agenda worden meestal niet automatisch als "bezet" gemarkeerd voor je collega's.
- Uitnodigingen ontvangen: Als iemand je uitnodigt voor een afspraak via je e-mailadres, komt deze standaard altijd in je primaire agenda terecht. Je kunt een secundaire agenda niet instellen als je "hoofdadres" voor nieuwe uitnodigingen.
- Er kan maar één eigenaar zijn: Je moet oppassen wanneer je een user verwijdert, want de agenda's waar hij/zij owner van was, zullen ook worden verwijderd. Gelukkig kan je dit voorkomen door eerst de kalender van eigenaar te wisselen alvorens je de gebruiker schrapt!
Enkele voorbeeldjes?
- "Content Kalender": Je plant hierin wanneer blogs, video's of nieuwsbrieven live gaan én je deelt deze specifieke agenda met je tekstschrijver, drukker of grafisch vormgever. Zij zien precies wanneer de deadlines zijn, zonder dat ze moeten weten dat jij die middag ook nog even naar de gynaecoloog gaat.
- "Focus Blocks": Je gebruikt liever niet de "focus time" functie van Google Agenda omdat je toch nog flexibel wil zijn naar collega's toe? Kleurt je dag dan in met blokken zoals "Administratie" of "Strategie". Door dit in een secundaire agenda te doen, kun je met één klik al die blokken verbergen om te zien welke echte afspraken (met andere mensen) er die dag staan én zien zij jouw werkelijke beschikbaarheid als ze een gemeenschappelijk vergadermoment zoeken. Dit voorkomt visuele chaos.
- "Wanneer-ben-ik-van-wachtplanning": Jij ontvangt elk kwartaal je individueel werkrooster en importeert die liever automatisch agenda (i.p.v. alles manueel over te nemen met de mogelijke vergissingen van dien!), maar je wilt het overzicht met je andere afspraken niet verliezen? Omdat ook secundaire agenda's een eigen iCal-link hebben, kun je dit rooster eenvoudig importeren met enkele kliks.
Wij vinden een secundaire agenda de perfecte tool voor structuur en overzicht. Je planning visueel ordenen en specifieke informatie met anderen te delen? Probeer het eens!
