Google Calendar maakt het een stukje makkelijker om de controle over je eigen dagplanning terug te nemen. Met een paar slimme, nieuwe knoppen houd je spammers buiten de deur en werk je eenvoudig samen met collega's en externen, zonder dat je een techneut hoeft te zijn.
Geen last meer van vreemde uitnodigingen
Zie je ineens een rare afspraak in je agenda staan van iemand die je helemaal niet kent? Waarschijnlijk is het spam. (Want ja, spammers zitten nu niet alleen meer in mails, maar overal!) Klik op de afspraak, kies voor "Rapporteren als spam" en Gebruiker blokkeren, en Google ruimt het meteen op. De uitnodiging verdwijnt uit je overzicht en deze persoon kan je nooit meer een uitnodiging sturen. Het fijne is dat deze blokkering overal werkt: de spammer kan je ook via Google Chat of Mail niet meer lastigvallen.
Bepaal precies wie wat ziet
Je agenda delen is handig, maar je wilt misschien niet dat iedereen ziet waar je precies bent of met wie. Met de vernieuwde instellingen voor delen kies je heel eenvoudig wat een ander mag zien.
Je had altijd al de keuze uit deze vier smaken:
-
Alleen beschikbaarheid (vrij/bezet): Mensen zien dat je een afspraak hebt, maar niet wat je precies gaat doen. Als je dus graag discreet naar de gynaecoloog gaat,
-
Alle details zien: Mensen zien de titels en locaties van je afspraken, maar kunnen niks wijzigen.
-
Afspraken bewerken: Iemand mag nieuwe afspraken in jouw agenda zetten of bestaande wijzigen.
-
Volledig beheer: Iemand kan alles aanpassen én jouw agenda met andere mensen delen.
Er is nu ook een vijfde level van deelrechten: Wijzigingen aanbrengen (privé-evenementen worden weergegeven als vrij/bezet). Mensen kunnen dan enkel jouw niet-privé-evenementen bewerken, maar privé-evenementen niet. Men kan de privé-afspraak niet verzetten of aanpassen, en hij duikt ook niet op in zoekresultaten binnen de agenda. De zoekterm "gynaecoloog" zal dus niks opleveren.
Let wel op, als de standaard instelling is dat iedereen van jouw organisatie "alle events mag zien", wordt bovenstaande setting wel overruled. Het is dus belangrijk dat je enerzijds controleert met wie je agenda gedeeld is en anderzijds wat de toegangsrechten binnen jouw organisatie zijn. Weet ook dat iemand met adminrechten vaak alles kan zien, ongeacht de instelling van jouw event.
Laat je helpen door een (echte) assistent
Oef, voor een keer gaat het niet over AI! Laat je jouw planning liever over aan een persoonlijke assistent? Goed idee. Als je nu naar de gastenlijst van een afspraak kijkt, zien de gasten via een nieuw icoontje naast de namen, dat jij door een delegate geholpen wordt. Als ze met de muis over dit icoontje bewegen, krijgen ze direct de contactinformatie van de betreffende assistent te zien. Je hoeft niet meer uit te zoeken wie de agenda van iemand beheert, maar kunt direct een chat starten met de juiste agendabeheerder om de afspraak af te stemmen. Er is bovendien geen verwarring meer over afzenders van uitnodigingen. Voorheen was het zo dat de eerste uitnodiging netjes vanuit de naam van de 'hoofdpersoon' kwam, maar als de gedelegeerde assistent later de afspraak wijzigde of annuleerde, kwam die update ineens vanuit het e-mailadres van de assistent. Alle e-mails over een afspraak worden nu altijd verstuurd uit de naam van de 'hoofdpersoon' (de eigenaar van de agenda).
Overzichtelijker op je scherm
Ten slotte kan je de met de nieuwe opties voor informatiedichtheid (Responsief, Comfortabel en Compact) de weergave van je Google Agenda naar wens aanpassen op basis van hun schermgrootte en persoonlijke voorkeur.
Je vindt al deze opties makkelijk bij het tandwiel-icoontje (Instellingen) in jouw Google Calendar. Veel succes!
P.S. Check ook onze vorige update omtrent secundaire agenda's.
