Projecten voor pro's

Wie herinnert zich nog onze blog rond Workspaces? Dit is hoofdstuk twee van hetzelfde verhaal, dus ga daar eerst even lezen als je nog niet mee bent.

Projects in Google Drive is een (relatief) nieuwe functie, die is ontworpen om je bestanden slimmer te organiseren en optimaal gebruik te maken van Gemini binnen Drive. Deze manier van bestandsbeheer kan jouw aanpak aanzienlijk versnellen (of je zelfs volledig je mapbeheer doen herzien)! In principe is het een verderzetting van de opzet van Werkruimtes, maar deze keer wél deelbaar én met de toevoeging van AI.

Beperkte bronnen

Je kan natuurlijk al zaken vragen aan AI in Drive via AskGemini, maar... als AI bij elke vraag jouw volledige Drive wil scannen en "the bigger picture" wil begrijpen, duurt elke prompt langer dan nodig en zal je bovendien snel tegen gebruikslimieten aanlopen. Meer nog, soms is het gewoon allemaal te veel voor Gemini en pikt hij bepaalde informatie niet mee op. Daarom is het nuttig om je datasilo af te bakenen. (Eigenlijk het basisprincipe van Notebook, maar dan geïncorporeerd in je Drive!)

Wanneer je een Project aanmaakt, selecteer je specifieke documenten als "bronnen" voor de AI. Je kunt Gemini vervolgens vragen stellen, samenvattingen laten maken, onderzoek laten doen, voorstellen uitwerken enz. waarbij de AI uitsluitend de info uit dit specifieke Project gebruikt, in plaats van jouw hele Google Drive te doorzoeken.

Je maakt een project aan from scratch of je bouwt verder vanuit een prompt (Save as a Project). Standaard wordt een Project bewaard op je MyDrive, maar je kan het ook verplaatsen naar de relevante SharedDrive. 

Samen bronnen delen, samen met AI spelen

Je kunt een Drive Project in zijn geheel delen met anderen. Dit betekent dat het team niet meer alleen de bestanden deelt, maar ook de AI-context en chatgeschiedenis. Houd er wel rekening mee dat een collega natuurlijk enkel de onderdelen van een Project kan zien waar hij (tijdelijk) toegangsrechten voor heeft. Gebruikers moeten daadwerkelijk bekijkrechten hebben tot de onderliggende bestanden in Google Drive om de inhoud te kunnen zien of de AI deze te laten beschouwen. Het delen van een Project overschrijft de strenge beveiliging van Drive nooit op de achtergrond! Dankzij de slimme permissie-check bij het delen, krijg je een pop-up (vergelijkbaar met wanneer je een bestand deelt via Mail) om met één soepele actie de gewenste rechten uit te delen. Gemini respecteert individuele rechten, filtert de bronnen/antwoorden en zal nooit informatie lekken uit een document waar de collega geen Drive-toegang toe heeft.

In se kan je een Project zelfs extern delen, wat bijvoorbeeld handig is om samen met een extern bureau door een grote set campagne- of marketingdocumenten te spitten met behulp van AI. Zorg er alleen wel voor dat jouw bedrijfsinstellingen extern delen toestaan en dat de ontvanger ook een geschikte licentie* heeft om gebruik te kunnen maken van Projects (en dat diens IT-beheerder de optie 'Gemini in Workspace-services' heeft ingeschakeld in de Google Admin Console).

Slimme integratie met AskGemini

De grootste meerwaarde van Projects is de krachtige samenwerking met Gemini. Even drie voorbeeldjes.

1. Projectmanagement: Je verzamelt de notulen van de afgelopen drie stuurgroepvergaderingen (Docs), de huidige projectplanning en budgetten (Sheets) en het oorspronkelijke launch plan (PDF) en vraagt: "Schrijf een commerciële onepager voor de cliënt over de voortgang van zijn opdracht. Gebruik de notulen om de belangrijkste obstakels te benoemen, zonder te alarmeren, en haal de huidige budgetstatus op uit de Sheet." Je verplaatst het Project naar de cliëntenfolder, zo kan iedereen die voor deze klant werkt meteen meekijken.

2. Taakbeheer: Je bundelt losse takenlijstjes en opvolgdocumenten en vraagt: "Filter alle actiepunten uit de notulen van de afgelopen maand en maak een overzicht per medewerker van wat er nog open staat." Gemini maakt dan een Google Doc voor het team en wijst Taken en deadlines toe. Zo is er eindelijk een activiteitenoverzicht specifiek voor het project en ziet iedereen in één oogopslag wie wat wanneer heeft bijgewerkt! Je houdt het Project in je MyDrive, maar deelt het met drie collega's, zodat enkel jullie zicht houden op de stavaza.

3. Kandidaten vergelijken: Je stopt de vacaturetekst (Doc), het competentieprofiel van het bedrijf (Sheet) en 5 cv's en motivatiebrieven van sollicitanten (PDF's) in het Project en vraagt "Vergelijk de cv's met de eisen uit de vacaturetekst. Maak een tabel met per kandidaat: naam, relevante werkervaring, opleiding en of ze aan de harde eisen voldoen." of "Bedenk voor de kandidaten elk twee specifieke interviewvragen op basis van de ontbrekende ervaring in hun cv en onze bedrijfskernwaarden." Je bewaart het Project onder de SharedDrive HR, zodat enkel de juiste collega's deze gevoelige informatie zien.

Een paar Projects principes

• Centrale werkruimtes: Met een Project kun je gerelateerde bestanden en mappen samenbrengen op één centrale, afgebakende plek. Je hoeft je bestanden hiervoor niet te verplaatsen; je bundelt ze simpelweg virtueel rondom een specifiek doel of onderwerp. Zo zit je nooit met dubbele kopieën of out-of-date versies! Dankzij de flexibele bronselectie, hoef je bovendien een bestand niet uit een Project te verwijderen als je het voor één specifieke vraag even wilt negeren. Je kunt bronnen in de zijbalk simpelweg tijdelijk aan- of uitvinken om de focus van de AI heel precies bij te sturen. Drive Projects onderscheidt zich doordat het direct is gekoppeld aan je live Google Drive zonder dat jullie documenten opnieuw hoeven te uploaden of updaten!
  

• Geschiedenis, multithreading en bronvermelding: Gemini slaat je gespreksgeschiedenis automatisch per Project op, zodat je later met je werk verder kunt zonder de context te verliezen. Dankzij de aanklikbare bronvermeldingen (citations) die Gemini telkens meegeeft in zijn antwoord, opent Drive direct het specifieke document én springt het meteen naar de exacte alinea waar de AI de informatie vandaan heeft gehaald. Zo kan jij de feiten meteen controleren. Ten slotte zit je binnen een Project gelukkig niet vast aan één lange AI-chat. Je kunt binnen hetzelfde Project meerdere losse gesprekken starten en bewaren (multithreading). Maak bijvoorbeeld één chat aan voor "Financiële analyse", een tweede voor "Schrijfopdrachten" en een derde voor "Vraag & Antwoord", allemaal gevoed door exact dezelfde verzameling bronbestanden maar mooi opgesplitst om het werkbaar en overzichtelijk te houden.  

• Extra context: Je denkt misschien: ik schakel best (het schuivertje voor) de extra toegang tot andere sources (Mail, Chat, het internet...) uit, om mijn datasilo niet te verstoren? Klopt, maar... Geen zorgen. De inhoud van het Project blijft de vaste, afgebakende 'bron van waarheid', terwijl externe bronnen zoals Google Search louter dienen als verrijking voor actuele context. Zo kun je je interne documenten gericht combineren met de nieuwste e-mails of marktdata, zonder de controle over je basisbestanden te verliezen. Het beste van twee werelden.
  
• Belangrijke beperkingen: Je kunt op dit moment alleen nieuwe Drive Projects aanmaken via de webversie van Google Drive (drive.google.com). Via de mobiele apps (Android en iOS) kun je bestaande Projecten alleen delen, hernoemen en de toegangsrechten beheren. Er is daarnaast een limiet voor het aantal bestanden (maximaal 100 bronnen), een maximale bestandsgrootte van 200 MB per bestand en een context window (1 miljoen tokens, wat neerkomt op circa 1.500 pagina's tekst (of ongeveer 750.000 woorden) per actieve chatsessie).

Conclusie 

Zet je schrap voor een poëtische vergelijking. 

Je kan Gentse waterzooi maken door uit elke lade van de ijskast een ingrediënt te zoeken, een kookboek te nemen, de pot, zeef en soeplepel klaar te zetten, de kruiden bijeen te puzzelen en vervolgens de groenten te snijden, de kip te garen, de eieren te scheiden enz. tot het gerecht klaar is. Of je kan een sous-chef aan het werk zetten (Gemini) die dankzij Projects alles bij elkaar heeft en meteen aan de slag kan met de prep. Smakelijk!

Een Project is in Google Drive is dus geen map, net als een Workspace, maar een gerichte kennisbank waarmee jij en je team van pro's dankzij kunstmatige intelligentie nog sneller inzichten kunnen halen uit een specifieke verzameling bestanden. 

*Geïntegreerde AI-functies zoals AskGemini en Projects zijn niet inbegrepen bij Google Workspace Business Starter.