Goed nieuws voor iedereen die wel eens stiekem baalt van de digitale muurtjes tussen verschillende kantoortools. Google Workspace heeft aangekondigd dat gastaccounts nu officieel beschikbaar zijn.
Dat betekent dat je eindelijk partners, klanten of leveranciers die geen Google Workspace gebruiken, gewoon kunt uitnodigen voor het echte werk. Geen gedoe meer met heen-en-weer mailen van documenten; voortaan zitten jullie gewoon gezellig (en veilig) samen én tegelijkertijd in Chat of Docs. Gasten kunnen bijna alles wat jij ook kunt: meepraten in Google Chat, samenwerken in Documents, Sheets en Slides, deelnemen aan Google Meet vergaderingen en getagd worden in bestanden.
Hoe werkt het in de praktijk?
Het proces is verrassend simpel. Zodra je iemand zonder Workspace-account uitnodigt via een direct message of een Chat Space, maakt Google achter de schermen automatisch een gastaccount met unieke ID aan. Je herkent deze gasten direct aan een fris labeltje "extern". Zo weet je altijd dat je even moet opletten of je die interne grap wel kunt maken.
Veiligheid boven
Hoewel we gasten graag over de vloer hebben, blijven de touwtjes strak in handen van je eigen IT-beheer. Alle gasten worden automatisch in een speciale organisatie unit geplaatst in de beheerconsole. Hierdoor kan je specifieke regels instellen, zoals verplichte tweestapsverificatie, zodat je data niet zomaar op straat komt te liggen.
Belangrijk om te weten: de organisatie blijft altijd de eigenaar van alle data die binnen het domein wordt gemaakt. Een gast kan dus meekijken en bewerken, maar kan zelf geen nieuwe bestanden aanmaken of eigenaar worden van jouw documenten.
Meer weten over de mogelijkheden om grensoverschrijdend samen te werken? Lees hier verder!
